Etiske retningslinjer for Aarstad Anleggs leverandører og underentreprenører
Innhold
1 Innledning
2 Helse, sikkerhet og arbeidsmiljø
3 Arbeidsforhold og menneskerettigheter
3.1 Forbud mot barnearbeid, tvangsarbeid og menneskehandel
3.2 Arbeidstid, lønn og ytelser
3.3 Organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger
3.4 Anstendige arbeidsforhold
4 Likestilling, mangfold og respekt
4.1 Forbud mot diskriminering og trakassering
4.2 Like muligheter og inkludering
4.3 Trygt og respektfullt arbeidsmiljø
5 Miljø og bærekraft
5.1 Miljøansvar og lovmessige krav
5.2 Bærekraftig drift og ressursbruk
5.3 Føre-var-prinsippet og risikostyring
5.4 Kontinuerlig forbedring og samarbeid
6 Forretningsetikk, konfidensialitet og sanksjoner
6.1 Antikorrupsjon og integritet
6.2 Fordeler, gaver og representasjon
6.3 Rettferdig konkurranse
6.4 Konfidensialitet og beskyttelse av opplysninger
6.5 Eiendeler og immaterielle verdier
6.6 Sanksjoner og forbudte forbindelser
6.7 Brudd på retningslinjene
6.8 Avsluttende bestemmelse
1 Innledning
Aarstad Anlegg skal bygge sine samarbeidsforhold på prinsippene om rettferdighet, åpenhet og tydelig kommunikasjon. Et tillitsbasert og respektfullt forhold mellom partene er en forutsetning for et godt og langsiktig samarbeid.
Disse etiske retningslinjene gjelder for alle leverandører som leverer varer eller tjenester til Aarstad Anlegg, herunder underentreprenører, konsulenter, tjenesteytere, mellommenn og agenter. Leverandører skal sikre at innholdet i retningslinjene også blir etterlevd i deres egne leverandørkjeder. På forespørsel skal leverandøren kunne dokumentere hvordan dette er implementert og fulgt opp i praksis.
Retningslinjene er utarbeidet for å fremme ansvarlig forretningsvirksomhet, ivareta grunnleggende menneskerettigheter og bidra til bærekraftige og trygge arbeidsforhold i alle deler av verdikjeden. De skal videre sikre at samarbeid med Aarstad Anlegg skjer i tråd med gjeldende lovverk, internasjonale standarder og selskapets egne verdier.
Aarstad Anlegg forventer at alle leverandører og deres samarbeidspartnere handler i samsvar med disse prinsippene og viser integritet i all sin virksomhet.
2 Helse, sikkerhet og arbeidsmiljø
Aarstad Anlegg legger stor vekt på helse, sikkerhet og trivsel for alle som arbeider på selskapets prosjekter, samt for personer som blir berørt av virksomheten. Målet er å skape et arbeidsmiljø som fremmer trygghet, forebygging og velferd, og som kontinuerlig forbedres gjennom systematisk innsats.
Leverandørene skal arbeide målrettet og strukturert for å beskytte arbeidstakernes helse og sikkerhet i tråd med gjeldende lovgivning, forskrifter og anerkjente standarder. Det skal iverksettes nødvendige tiltak for å forebygge og redusere risikoen for ulykker, skader og sykdommer som kan oppstå som følge av arbeidet eller forhold på arbeidsplassen.
Alle arbeidstakere skal motta relevant og dokumentert opplæring innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Det skal til enhver tid være tilgjengelig og påbudt å benytte hensiktsmessig personlig verneutstyr. Farlige stoffer, kjemikalier og andre potensielt helseskadelige materialer skal håndteres forsvarlig, og rutiner for sikker bruk, lagring og avfallshåndtering skal være etablert.
Leverandørene skal sørge for at alle arbeidstakere har tilgang til rene sanitæranlegg og trygt drikkevann. Når det er aktuelt, skal det også tilbys egnede fasiliteter for oppbevaring og inntak av mat. Dersom arbeidsgiver stiller innkvartering til rådighet, skal boforholdene være rene, sikre, godt ventilerte og ha tilgang til sanitærfasiliteter og rent vann.
Alle hendelser relatert til helse, sikkerhet og arbeidsmiljø som oppstår på Aarstad Anleggs prosjekter eller i tilknytning til leverandørens virksomhet, skal uten opphold rapporteres til Aarstad Anlegg. Leverandørene skal videre bidra til å identifisere årsaker og gjennomføre korrigerende tiltak for å hindre gjentakelse.
3 Arbeidsforhold og menneskerettigheter
Aarstad Anlegg støtter og respekterer grunnleggende menneskerettigheter og arbeider for å sikre ordnede og rettferdige arbeidsforhold for alle som direkte eller indirekte deltar i selskapets prosjekter og leverandørkjede. Alle arbeidstakere skal behandles med verdighet, og deres rettigheter skal beskyttes i samsvar med nasjonal lovgivning og internasjonale konvensjoner, herunder relevante ILO-standarder.
3.1 Forbud mot barnearbeid, tvangsarbeid og menneskehandel
Aarstad Anlegg har nulltoleranse for barnearbeid, tvangsarbeid, menneskehandel og enhver praksis som innebærer urettmessig begrensning av individers frihet. Leverandørene skal ikke kreve at arbeidstakere leverer inn identitetsdokumenter, pass eller arbeidstillatelser som betingelse for ansettelse eller opprettholdelse av arbeidsforholdet. Lønn skal ikke holdes tilbake som pressmiddel eller kontrollmiddel over arbeidstakeren.
3.2 Arbeidstid, lønn og ytelser
Leverandører skal sørge for at alle ansatte har rettferdige og lovlige arbeidsvilkår. Dette innebærer arbeidstider, pauser og hviletid i samsvar med gjeldende lovgivning og bransjestandarder. Lønn og ytelser skal minimum tilsvare lovpålagt nivå eller det som følger av gjeldende tariffavtaler. Lønn skal utbetales på regelmessig basis, være tydelig dokumentert, og ikke trekkes uten gyldig grunnlag.
3.3 Organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger
Leverandørene skal respektere arbeidstakernes rett til å organisere seg i fagforeninger eller andre arbeidstakerorganisasjoner etter eget valg, samt retten til å delta i kollektive forhandlinger. Ingen arbeidstakere skal diskrimineres eller straffes for å utøve disse rettighetene. Der nasjonal lovgivning begrenser retten til organisering, skal leverandørene legge til rette for alternative former for dialog og representasjon.
3.4 Anstendige arbeidsforhold
Aarstad Anlegg forventer at alle som arbeider på selskapets prosjekter eller på vegne av leverandører, opplever et arbeidsmiljø som er preget av respekt, trygghet og verdighet. Leverandørene skal bidra til et inkluderende og rettferdig arbeidsliv, og aktivt forhindre utnyttelse, usikre ansettelsesformer og ulovlige arbeidsforhold.
4 Likestilling, mangfold og respekt
Aarstad Anlegg verdsetter alle mennesker og arbeider for å skape et arbeidsmiljø preget av gjensidig respekt, samarbeid og likeverd. Selskapet forventer at alle leverandører deler disse prinsippene og bidrar til å opprettholde en arbeidskultur der alle behandles rettferdig og med verdighet.
4.1 Forbud mot diskriminering og trakassering
Leverandørene skal sikre at ingen arbeidstakere utsettes for diskriminering eller trakassering, verken i rekrutteringsprosessen, under ansettelse eller i forbindelse med avslutning av arbeidsforholdet. Diskriminering på grunnlag av kjønn, kjønnsidentitet eller -uttrykk, seksuell orientering, alder, etnisitet, nasjonal opprinnelse, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse eller andre beskyttede kjennetegn er ikke akseptabelt.
Trakassering, mobbing, trusler eller annen uakseptabel atferd skal ikke forekomme på arbeidsplassen. Handlinger eller ytringer som kan oppfattes som krenkende, skremmende eller nedverdigende, herunder uønsket seksuell oppmerksomhet, skal aktivt forebygges og håndteres dersom de oppstår.
4.2 Like muligheter og inkludering
Leverandørene skal legge til rette for like muligheter for alle ansatte og arbeide for et mangfoldig arbeidsmiljø. Dette innebærer at kompetanse, erfaring og prestasjoner skal være grunnlaget for rekruttering, utvikling og forfremmelse, og ikke personlige eller sosiale forhold.
Aarstad Anlegg oppfordrer til et arbeidsmiljø der mangfold anses som en styrke, og hvor ulik bakgrunn og perspektiv bidrar til innovasjon, trivsel og bedre resultater. Leverandører forventes å følge samme prinsipp og aktivt fremme inkludering i egen virksomhet.
4.3 Trygt og respektfullt arbeidsmiljø
Arbeidsmiljøet skal være fritt for fiendtlig eller truende atferd. Ledelsen hos leverandøren har et særskilt ansvar for å fremme en kultur der respekt, samarbeid og åpen kommunikasjon er grunnleggende verdier. Eventuelle brudd på disse prinsippene skal håndteres på en profesjonell og rettferdig måte, med sikte på å gjenopprette et trygt og konstruktivt arbeidsmiljø.
5 Miljø og bærekraft
Aarstad Anlegg er forpliktet til å beskytte miljøet og redusere negativ påvirkning fra egen virksomhet. Selskapet arbeider systematisk for å bidra til en mer bærekraftig utvikling gjennom hele verdikjeden, og forventer at leverandører viser tilsvarende ansvar og engasjement.
5.1 Miljøansvar og lovmessige krav
Leverandørene skal etterleve gjeldende nasjonale og internasjonale lover, forskrifter og standarder knyttet til miljø og klima. Dette omfatter krav til utslipp, avfallshåndtering, energi- og ressursbruk samt krav til innhenting av nødvendige tillatelser. Leverandørene skal ha etablert interne systemer for å overvåke og dokumentere miljøpåvirkning fra egen virksomhet.
5.2 Bærekraftig drift og ressursbruk
Aarstad Anlegg prioriterer leverandører som arbeider aktivt med bærekraft og kontinuerlig søker å redusere sitt miljøavtrykk. Dette kan omfatte tiltak for å begrense energiforbruk, redusere avfallsmengder, fremme gjenbruk og benytte materialer med lav klimapåvirkning. Valg av råvarer, transportløsninger og produksjonsmetoder skal baseres på miljømessige og samfunnsansvarlige vurderinger.
Leverandørene skal ha rutiner som fremmer bruk av miljøvennlig teknologi og innovative løsninger som støtter overgangen til en sirkulær økonomi. Produkter og tjenester som leveres til Aarstad Anlegg, bør være sporbare gjennom hele leverandørkjeden.
5.3 Føre-var-prinsippet og risikostyring
Leverandørene skal ha en føre-var-tilnærming i miljøspørsmål. Dette innebærer at risiko for alvorlig miljøskade skal identifiseres og vurderes før beslutninger fattes, og at nødvendige tiltak iverksettes for å hindre skade på natur, økosystemer eller lokalsamfunn. Miljørisiko skal inngå som en integrert del av planlegging, prosjektgjennomføring og evaluering.
5.4 Kontinuerlig forbedring og samarbeid
Aarstad Anlegg oppfordrer leverandører til å arbeide med kontinuerlig forbedring av sine miljøprestasjoner. Dette inkluderer regelmessig rapportering, åpenhet om resultater og aktiv deltakelse i felles initiativer for å redusere klima- og miljøpåvirkning. Leverandørene skal være åpne for dialog, revisjon og oppfølging fra Aarstad Anlegg knyttet til miljø- og bærekraftsarbeid.
6 Forretningsetikk, konfidensialitet og sanksjoner
Aarstad Anlegg stiller høye krav til etisk atferd og integritet i all forretningsvirksomhet. Leverandører som samarbeider med selskapet , skal opptre på en måte som styrker tillit, åpenhet og ansvarlighet i alle deler av leveransen.
6.1 Antikorrupsjon og integritet
Aarstad Anlegg har nulltoleranse for alle former for korrupsjon, bestikkelser, svindel, underslag, hvitvasking, utpressing eller annen uetisk forretningspraksis. Leverandører skal overholde gjeldende lover og forskrifter som regulerer forretningsetiske forhold, herunder antikorrupsjonslovgivning.
Ingen leverandør skal tilby, love, gi, be om eller motta utilbørlige fordeler, tjenester, gaver eller andre insentiver som kan påvirke, eller gi inntrykk av å påvirke, en forretningsmessig beslutning. Dette gjelder også indirekte fordeler gjennom mellommenn eller tredjeparter.
Alle økonomiske transaksjoner, fakturaer og rapporter skal være nøyaktige, fullstendige og føres i samsvar med gjeldende regnskapspraksis. Leverandørene skal aktivt motvirke interessekonflikter og melde fra til Aarstad Anlegg dersom slike forhold oppstår eller kan oppfattes å foreligge.
6.2 Fordeler, gaver og representasjon
Verken Aarstad Anleggs medarbeidere eller leverandørens ansatte skal gi eller motta gaver, tjenester eller fordeler som kan påvirke beslutningsprosesser eller forretningsmessige vurderinger. Dette omfatter gaver, reiser, måltider eller andre former for representasjon som overstiger rimelighetsnivå eller kan tolkes som forsøk på påvirkning.
Dersom ansatte i Aarstad Anlegg etterspør personlige fordeler, rabatter eller tjenester som kan anses som utilbørlige, skal leverandøren umiddelbart rapportere forholdet til sin kontaktperson i Aarstad Anlegg eller gjennom selskapets etablerte varslingskanal.
6.3 Rettferdig konkurranse
Aarstad Anlegg skal bidra til sunn og åpen konkurranse i markedet. Leverandørene skal følge prinsippet om rettferdig konkurranse og unngå enhver praksis som kan begrense fri konkurranse, slik som prissamarbeid, markedsdeling, budrotasjon eller avtaler om fiktive tilbud. Handlinger som bryter med konkurranselovgivningen eller undergraver tilliten til markedet, aksepteres ikke.
6.4 Konfidensialitet og beskyttelse av opplysninger
Leverandørene skal beskytte all konfidensiell informasjon de får tilgang til gjennom samarbeidet med Aarstad Anlegg. Slik informasjon skal ikke deles med uvedkommende eller brukes til annet formål enn det som er nødvendig for å oppfylle avtalte forpliktelser. Dette gjelder også informasjon mottatt ved en feil, som umiddelbart skal rapporteres til Aarstad Anlegg.
Leverandørene skal i tillegg ivareta personopplysninger i tråd med gjeldende lovverk, herunder personvernforordningen (GDPR). Dersom leverandøren behandler personopplysninger på vegne av Aarstad Anlegg, skal det inngås en databehandleravtale før behandlingen finner sted.
6.5 Eiendeler og immaterielle verdier
Aarstad Anleggs eiendeler, både materielle og immaterielle, skal behandles med respekt og beskyttes mot tap, skade, tyveri eller misbruk. Dette inkluderer utstyr, maskiner, bygninger, varer, programvare, dokumenter, patenter, varemerker, forretningshemmeligheter og annen beskyttet kunnskap. Leverandørene skal ikke urettmessig tilegne seg eller bruke Aarstad Anleggs, kunders eller andre interessenters eiendeler.
6.6 Sanksjoner og forbudte forbindelser
Leverandørene skal ikke ha forretningsforbindelser med land, organisasjoner eller personer som er underlagt internasjonale sanksjoner eller restriksjoner. Aarstad Anlegg forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige kontroller for å sikre etterlevelse av gjeldende sanksjonsregler.
6.7 Brudd på retningslinjene
Brudd på disse etiske retningslinjene kan få konsekvenser for leverandørens forretningsforhold med Aarstad Anlegg. Avhengig av alvorlighetsgrad kan dette innebære oppfølgingstiltak, krav om korrigering, midlertidig stans av samarbeid eller heving av kontrakt.
Leverandører som blir kjent med brudd på disse retningslinjene, skal umiddelbart iverksette tiltak for å rette opp forholdet og varsle Aarstad Anlegg, enten gjennom kontaktperson i prosjektet eller via selskapets varslingskanal. Aarstad Anlegg vil behandle slike henvendelser konfidensielt og i tråd med gjeldende retningslinjer for varsling.
6.8 Avsluttende bestemmelse
Etiske retningslinjer for leverandører er en del av Aarstad Anleggs helhetlige arbeid for ansvarlig forretningsdrift. Selskapet forventer at alle samarbeidspartnere opptrer i samsvar med disse prinsippene og bidrar til å bygge en kultur preget av etikk, åpenhet og bærekraft.